Von einer einfachen Idee für gemeinsame Aufgaben zu einer Plattform für Checklisten, Lagepläne, Fotodokumentation und echte Arbeitsabläufe.

trunked hat nicht damit angefangen, eine möglichst große Produktivitätsplattform zu bauen. Die Idee war eigentlich viel einfacher:

Warum sind gemeinsame Checklisten oft komplizierter, als sie sein müssten?

Eine Aufgabe wird irgendwo aufgeschrieben. Jemand übernimmt sie. Ein anderer fragt nach, ob sie erledigt wurde. Dazu kommen Fotos, Nachrichten, Termine und irgendwann vielleicht noch eine zweite Liste, weil die erste nicht mehr ausreicht.

Genau dieses Durcheinander sorgt dafür, wie trunked angelegt ist und ist nach wie vor der spätere Ausgangspunkt für alle Verbesserungen und Features.

Am Anfang war Al …xa

Am Anfang stand eine eigentlich simple Einkaufsliste, angelegt über einen bekannten Sprachdienst. Hat auch eine zeitlang funktioniert, bis man irgendwann die Liste mit mehr als zwei Personen teilen musste. Schnell kamen Fragen auf, hast du Tomaten eingekauft oder standen die noch vom letzten Mal drauf und schwupps. Wir waren wieder beim Telefon und Whatsappen, ob etwas jetzt da ist oder nicht. Teilweise wurden versehentlich Sachen abgehakt. Dann gab’s halt Pizza ohne Käse … natürlich nicht aber Pizzalieferdiesnt auf dauer ist zu teuer.

Nicht jeder muss seine eigene Liste führen. Stattdessen gibt es einen gemeinsamen Ort, an dem alle sehen können:Das ist die Idee. Und das simpel ohne grafische Überladung und maximal unkompliziert.

Was ist zu tun? Wer macht es? Was ist erledigt?

Wie gesagt: Dabei sollte alles bewusst einfach bleiben. Keine komplizierte Projektmanagement-Software, keine riesige Ansammlung von Menüs und Einstellungen. Eine Aufgabe erstellen, abhaken und weitermachen.

Relativ schnell wurde aber klar, dass eine einfache Todo-Liste viele Situationen nicht abdeckt. Denn Aufgaben existieren selten völlig losgelöst von ihrem Umfeld. Wie kombiniert man die Einfachheit einer heckliste mit eine möglicherweise komplexeren Gesamtsituation?

Die Idee von trunkeds kam auf. Kompakten Aufgabensammlungen oder Workflows. Keine reine Checkliste aber auch kein kompliziertes Heckmeck: Einfach die Tools in einem Ort die man braucht. Nicht getrennt von anderen trunkeds aber trotzdem separat. Trunk heißt übersetzt ungefähr sowas, wie Kofferraum. Ich dachte die ganze Zeit daran, dass ein Handwerker oder eine Handwerkerin den Kofferraum vom Firmenwagen volllädt mit Sachen, die gebraucht werden, um eine Aufgabe zu erfüllen.

Aus Aufgaben wurde ein Ort …

Beispielsweise möchte man bei einer Wartung vielleicht nicht nur schreiben: Filter prüfen… Man möchte auch wissen, wo sich dieser Filter befindet, ein Foto vom Zustand machen und vielleicht eine Anmerkung hinterlassen. Die Idee von Wartung mit Lageplan kam auf, insbesondere auch mit dem Hintergrund, wenn wer neues dazukommt. Wo beim Kunden befindet sich was, wen kann ich ansprechen und so weiter und so fort. Kein langwieriges Einarbeiten, um sich bei einem regelmäßigen Kunden zurecht zu finden. Man macht ne Zeichnung, oder hat den Lageplan oder macht zweckmäßig ein Bild.

Bei einer Ferienwohnung kann eine Aufgabe Teil eines kompletten Ablaufs sein: Wohnung 3 reinigen → Foto machen → Mangel dokumentieren → Übergabe abschließen. Man hat automatisch die Rienigung gelöst. Alles abghakt. Alles bearbeitet. Man bekommt eine Übersicht, wenn während des Aufenthalts des Gastes etwas kaputt ging und kann einen Haftpflichtfall beim FEWO-Anbieter starten. Man hat alles dokumentiert. Fertig,

Und bei einer Hochzeitsplanung kann die Frage plötzlich lauten: Wo genau soll das eigentlich hin? Wo soll die Band stehen. Wo soll der Sekt-Empfang stattfinden. Wo kommt das Brautpaar rein. Wo findet die Zeremonie statt… Du weißt schon. Du machst einen kompletten Ablaufplan und teilst das easy mit dem Brautpaar. Die können das dann abnicken und alles ist unter Dach und Fach. Eine direkte Chatfunktion mit der Möglichkeit Aufgaben direkt einzubeziehen und zu besprechen sorgat dafür, dass nichts unbeantwortet bleibt. Zusätzlich können weitere Beteiligte dem trunked hinzugefügt werden, sodass auch die Hochzeitsfotografin, der Caterer, die Band und wer auch imm Bescheid weiß, wo sie hinmüssen. Easy.

Nicht nur „Was muss gemacht werden?“ – sondern auch „Wo?“

trunked wurde größer, aber nicht komplizierter

Mit der Zeit kamen weitere Funktionen dazu. Ein Kalender bündelt Aufgaben mit Fälligkeitsdatum. Ein Chat ermöglicht schnelle Absprachen innerhalb eines Trunkeds. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Änderungen nicht untergehen. Externe Beteiligte können per Link oder Code eingeladen werden. Vorlagen können optional aus Öffentlichen Listen geteilt und übernommen werden.

Die Organisation soll sich an den Ablauf anpassen – nicht der Ablauf an die Software. Sinn und Zweck der Software ist Aufgaben abzuschließen und gegebenenfalls zu dokumentieren. Der Rest sind Werkzeuge um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Von der privaten Einkaufsliste bis zum professionellen Einsatz

Irgendwann wurde deutlich, dass trunked nicht nur für einen einzigen Anwendungsfall funktioniert. Im privaten Alltag kann es die gemeinsame Einkaufsliste, den Haushalt oder Familienaufgaben organisieren. Bei Ferienwohnungen kann daraus ein Putz- und Übergabeprozess werden. Bei Hochzeiten lassen sich Aufgaben, Aufbau, Sitzordnung und Absprachen zusammenhalten. Und im Bereich Wartung und Field Service können Wartungspläne direkt vor Ort abgearbeitet und unterschrieben werden. Anschließend kann automatisch ein PDF-Bericht mit den erledigten Arbeiten und einer Mängelliste erstellt und an die Kundschaft verschickt werden.

Damit ist trunked heute weniger eine klassische Todo-App als eine Art gemeinsamer Arbeitsort für Aufgaben.

Und wo steht trunked heute?

Aktuell ist trunked bereits deutlich weiter als die ursprüngliche Idee. Es ist nach wie vor Aufgabenzentriert. Die Plattform verbindet inzwischen aber mehrere Dinge, die normalerweise über unterschiedliche Apps verteilt sind:

Aufgaben.
Fotos.
Chat.
Kalender.
Lageplan.
Benachrichtigungen.
Team-Mitglieder.
Vorlagen.
Dokumentation.

Und trotzdem bleibt der Kern einfach: Du musst nicht alle trunkeds nutzen. Nur die die dir weiterhelfen. Keine Funktionsüberflutung.

Aufmachen. Sehen, was zu tun ist. Aufgabe übernehmen. Erledigen.

Was als Nächstes kommt

Der aktuelle Stand ist deshalb nicht das Ende einer Entwicklung, sondern eher ein Zwischenstand. trunked soll noch besser darin werden, aus unterschiedlichen Informationen konkrete Aufgaben und Abläufe zu machen. Deshalb ist Feedback immer wichtig.

Und die Entwicklung geht weiter. Wer mehr erfahren möchte oder auch kostenlos einfach mal reinschauen will erfährt mehr auf: https://trunked.de